Einen neuen Job anzutreten fühlt sich wie damals an, als man die Kleidung noch am Vorabend des ersten Schultages vorbereitet hat. Im Idealfall kennt man schon jemanden, häufig betritt man aber ein komplett neues Umfeld, in dem sich erst zurechtgefunden werden muss. Von gutem Onboarding können beide Seiten profitieren - Unternehmen die sich Zeit für die Einarbeitung nehmen, leisten eine wertvolle Investition in den eigenen Betrieb, denn wenn sich das neue Crewmitglied schnell und vor allem gut eingelebt hat, dann steigt die Motivation und damit auch die Arbeitsleistung.
Ergänzend zu unseren Empfehlungen wird uns unser neuestes Teammitglied Joana ihre Sicht der Dinge schildern.
Um dem Neuzugang den Start zu erleichtern sollten vor dem ersten Arbeitstag ein paar wichtige Informationen bereitgestellt werden.
Hierfür eignet sich eine kurze Willkommens-Mail vor dem ersten Arbeitstag.
- Soll die Hardware im Büro abgeholt werden oder wird sie direkt ins Home Office geschickt? Ist ein hybrides Arbeitsmodell vorgesehen?
- Wie werden Zugangsdaten und Passwörter eingerichtet?
- Kann der erste Tag vor Ort stattfinden sind auch Informationen zu Parkmöglichkeiten, Mitarbeiter-Ausweisen und Schlüssel-Karten hilfreich.
In dieser Mail wird idealerweise bereits ein Mitarbeiter als Ansprechpartner bzw. Buddy bestimmt:
Dieser Mitarbeiter übernimmt die Einführung und Vorstellung. So kann das neue Crewmitglied sich mit den Prozessen vertraut machen, ohne das Gefühl zu haben ins kalte Wasser geschubst zu werden. Ein Ansprechpartner kann auch dafür sorgen, das die Hemmschwelle Fragen zu stellen gesenkt wird. Gerade in Zeiten von Home Office ist es noch wichtiger, einen konkreten Ansprechpartner zu haben.
Neben der Integration ins Team ist es natürlich auch wichtig das neue Teammitglied für den Arbeitsalltag auszustatten:
Hier geht es vor allem darum, dass die technische Ausstattung vollständig ist. Laptop, Headset, Firmenhandy und Co. sollten rechtzeitig bereitgestellt werden. Außerdem sollte dafür gesorgt werden, dass alle notwendigen Zugangsdaten erstellt werden. Bei CLOUDPILOTS wird das Onboarding mittels eines MeisterTask Boards geregelt. Dort werden administrative und technische to do’s mit entsprechender Verantwortlichkeit und Fälligkeit verteilt und erledigt, sobald sie umgesetzt wurden. So wird sichergestellt, dass vor Arbeitsbeginn sowohl Hardware als auch Zugänge vorhanden sind.
Remote oder vor Ort?
Viele Unternehmen gehen mit der Zeit und werden auch nach der Corona Pandemie die Möglichkeit des Home Office beibehalten. Das kann Fluch und Segen zugleich sein - CLOUDPILOTS stellt es seinen Mitarbeiter:innen frei zu entscheiden, welches Arbeitsmodell ihnen lieber ist. Doch besonders bei der Einarbeitung aus der Ferne sollten Unternehmen darauf achten, dass organisatorisch alles glatt läuft.
An wen kann sich der Neuzugang wenden, wenn es mit der Technik mal nicht klappt? Wenn die Einrichtung der Hardware (Zugangsdaten etc.) umfangreich ist, sollte diese bereits so gut es geht vorbereitet sein, bevor diese an das neue Crewmitglied geschickt wird. Eine Art Anleitung für die Installation kann ebenfalls mitgeschickt werden. Virtuelle Kaffeepausen helfen beim Kontakte knüpfen und bei der Integration.
Ist die Hardware eingerichtet können auch schon die Kernaufgaben und Tools besprochen werden: Es werden praktische Tools wie MeisterTask verwendet, um das Onboarding und weitere Aufgaben übersichtlich zu strukturieren. Außerdem gibt es digitale Einführungsveranstaltungen an denen jede/r neue Mitarbeiter/in teilnimmt und dadurch Informationen zu den einzelnen Teams und der Organisationsstruktur erhält. Und dann geht es schon los mit der eigentlichen Arbeit.
Last but not Least: Stay on Track
CLOUPILOTS hat hierfür ein Intranet in Google Sites, die Airbase, angelegt, um dauerhaft alle wichtigen Infos, Links und Ressourcen darzustellen und zu erklären.
- Wie beantrage ich Urlaub und wo trägt man die Out of Office ein?
- An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu einem bestimmten Thema habe?
- Wie laufen einzelne Prozesse ab?
- Wie richte ich die Cloud Telefonie ein und kann zum Beispiel ein Gespräch weiterleiten?
Gerade wenn vollständig remote gearbeitet wird kann es sinnvoll sein einen “Buddy” zu bestimmen, der als fester Ansprechpartner für den Neuzugang fungiert. Dieser kann Fragen schnell beantworten oder den Neuzugang an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten.
Grundsätzlich steht beim Onboarding also das Ziel im Vordergrund das neue Crewmitglied erfolgreich im Unternehmen zu integrieren. Dieses Ziel beziehen wir bei den CLOUDPILOTS nicht nur auf die Arbeit selbst, sondern auch auf das Team.
Der Erfolg des Onboardings zeigt sich dann, wenn nicht nur das neue Crewmitglied selbst, sondern auch die Kollegen und Vorgesetzten langfristig mit der Leistung zufrieden sind.
Joana's Sicht: Boarding Pass? Check!
Und dann ging es für mich auch schon direkt los! Sehr aufgeregt habe ich zu Hause auf die E-Mail gewartet, die mir ein paar mehr Infos zu meinem Einstieg verraten würde.
“Liebe Joana, wir freuen uns, dich bald als neue Kollegin begrüßen zu dürfen. Anbei noch einige nützliche Informationen für Dich.”
Ich wusste nun wann ich da sein sollte, wer mein Ansprechpartner sein würde und wo ich parken konnte. Ein bisschen Papierkram gab es natürlich auch noch auszufüllen. Etwas nervös und natürlich viel zu früh erschien ich zu meinem ersten Arbeitstag.
Am Empfang wurde mir ein Mitarbeiter-Ausweis ausgehändigt und meine Ansprechpartnerin Gabriele Zeh holte mich dort ab. Mit negativem Test und Maske gab es dann erstmal eine kleine Tour durch das Büro und allerlei Infos. An meinem Platz stand meine Hardware bereits auf einem großen, sauberen Schreibtisch für mich bereit und ich musste mich nur noch einloggen.
Eine kleine Überraschung gab es auch noch: Ein Welcome-Goodie-Bag (!!!) mit einem T-Shirt, einer Regenjacke, allerlei Kleinigkeiten, sowie ein Rucksack und Kugelschreiber - was ich mit denen in einem papierlosen Büro anfange, muss ich aber noch herausfinden :D
Neben Gabi und mir waren noch drei weitere Kollegen im Büro - eine schöne Gelegenheit für mich bereits die ersten Kollegen face to face kennenzulernen.
Meine anderen Kollegen nutzen oft die Möglichkeiten des hybriden Arbeitsmodell, das auch nach Corona beibehalten wird und arbeiten remote. Durch kleine Meetings, wie unseren täglichen “Frühstückstratsch” beispielsweise, können wir uns auch über private Neuigkeiten austauschen und lernen uns so besser kennen.
Gemeinsam sind wir mein technisches Equipment durchgegangen und neben einer ersten Einführung in unsere Kollaborationslösung, Google Workspace, wurden mir auch weitere Tools wie zum Beispiel MeisterTask gezeigt. Dort wurde für mich ein eigenes Board angelegt, welches meine ersten Wochen als Cloudpilotin strukturiert:
- Wann sind welche Einführungen geplant
- In welche Themen kann ich mich schon eigenständig einlesen und
- Welche Schulungen sollen meinerseits durchgeführt werden
MeisterTask war eine große Hilfe für mich und eignet sich nicht nur für die Einarbeitung neuer Kolleg:innen, sondern unterstützt unsere Teams auch in Ihrem Arbeitsalltag beim managen ihrer to do’s.
Die einzelnen Aufgaben können in bestimmte Zeitabschnitte gelegt, Verantwortungen zugewiesen und Beobachter eingestellt werden. Dieses Tool würde ich absolut jedem empfehlen - es eignet sich nicht nur für die Arbeit, sondern kann beispielsweise auch als WG-Plan genutzt werden.
Für mich wurden im MeisterTask auch die Schulungen und Trainings eingetragen, sodass ich die Möglichkeit habe in der Kommentarfunktion ein kurzes Feedback zu geben. Über unseren Partner Google konnte ich direkt ein paar Trainings absolvieren und in den Schulungen werde ich den kommenden Tagen alle wichtigen Ansprechpartner aus den anderen Abteilungen kennenlernen.
Mir ist es wichtig, dass ich mir auch einige Fragen selbst beantworten kann - ganz nach dem Motto: “Man muss nicht alles wissen. Man muss nur wissen, wo es steht”
Hierfür ist die Airbase perfekt geeignet, das CLOUDPILOTS Intranet in Form einer Google Site. Ich kann mir alle wichtigen Infos immer wieder aufrufen und kann nachlesen in welchem Drive Ordner spezifische Dateien zu finden sind. Für den Einstieg eine wirklich komfortable Quelle, auf die ich in den ersten Tag wirklich oft zurückgegriffen habe und künftig zurückgreifen werde.
Alles in allem hätte ich keinen besseren Start haben können. Meine Ansprechpartnerin steht mir bei allem zur Seite und beantwortet mir geduldig jede meiner Fragen. Die Tools ermöglichen es mir meinen Arbeitsalltag selbstständig zu organisieren und dabei den Überblick nicht zu verlieren. Den ersten Tag im Home Office habe ich auch schon problemlos überstanden. Die Hardware aus dem Büro hab ich in meinem neuen Rucksack mit nach Hause genommen und konnte mir dort alles super schnell einrichten.