Google Workspace - Arbeiten mit Outsidern

Google Workspace ist die ultimative Plattform, wenn es darum geht intern zusammenzuarbeiten und Aufgaben schnell in Teams zu erledigen. Aber wie sieht es mit Externen aus?
Google Workspace - Der digitale Arbeitsplatz
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Kollaboration auf höchstem Niveau

Unternehmen und Mitarbeiter, die auf Google Workspace setzen, wissen ganz genau, dass sie damit Kollaboration auf höchstem Niveau leben. Genau das ist es nämlich, was Google Workspace von der Konkurrenz, wie Microsoft 365 und Teams abgrenzt. Was passiert aber, wenn man mit externen Firmen, Kunden, u.ä. arbeiten muss, die keine Google-Heads sind? 

Die Videokonferenzlösung von Google Workspace Meet

Google Meet schnell und einfach aufgesetzt

Google Meet für alle

Wir beginnen mit der dringendsten und erfreulichsten Nachricht zurzeit: Ja, jeder kann Google Meet nutzen! Egal ob die Person einen Account bei Google, Microsoft, Yahoo oder GMX besitzt. Die Applikation ist - wie alles andere in Google Workspace auch - webbasiert. User brauchen somit keine zusätzlichen Applikationen zu installieren, sondern sie nutzen den bereits vorhandenen Browser!

Als Nutzer von Google Workspace stellt Ihr einen Termin in Eurem Google Kalender ein und versendet eine Einladung per Mail an die Teilnehmer. In dieser E-Mail ist der Link zu der Videokonferenz enthalten und schon könnt Ihr von Angesicht zu Angesicht über gemeinsame Projekte, Loch Ness oder geheime Staatsaffären sprechen - mit der Verschlüsselung in Google Meet sind Eure Gespräche nämlich sicher!

Mit Google Cloud werden Applikationen modernisiert

Google Workspace holt auf!

Microsoft als Standard

Nun ist Microsoft 365 bislang am deutschen Markt noch ungeschlagen. Laut einer Umfrage von statista.com, nutzen 85 % der deutschen Umfrageteilnehmer Microsoft im Office und lediglich 9 % setzen zurzeit auf Google Docs. Obwohl Google also beeindruckende Zahlen vorlegen kann und auch hierzulande immer stärker wächst, ist zum momentanen Zeitpunkt Microsoft 365 noch die dominierende Macht. 

Sieht man sich die Zahlen an, ist eine Frage natürlich naheliegend: Ist es ein Problem, wenn mein Gegenüber kein Google-User ist? Die Antwort darauf ist kurz und knackig: Nein!

Solltet Ihr als Google-Nutzer mit einem Partner, Kunden oder sonstigem Stakeholder zusammenarbeiten, der noch auf Microsoft 365 setzt, könnt Ihr der Person sogar mit Google Workspace entgegenkommen. Mit Google Workspace ist es nicht notwendig eine gemeinsame Plattform zu suchen, auf der Ihr beide arbeiten könnt. Google Workspace erlaubt es Euch nämlich sehr einfach Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien in das Google-Format zu formatieren, zu bearbeiten und dann wieder in das ursprüngliche Format zurückzubringen!

Google Cloud Lösungen machen süchtig

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Google Chat 

Was gibt es Schöneres, als mit Gleichgesinnten zusammenzuarbeiten? Ganz einfach: Mit Gleichgesinnten zu chatten und mit Google Workspace wird Euch genau das ermöglicht! E-Mails sind oft sehr förmlich, brauchen länger zu schreiben und sind für den täglichen Gebrauch eher umständlich. Ein Chat auf der anderen Seite, ist schnelllebig, interaktiv und wird durch eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit ausgezeichnet.

Sollte man mit gewissen Personen oder Unternehmen sowieso öfter zusammenarbeiten, lohnt es sich also womöglich solch einen Einzelchat oder Gruppenchat zu erstellen. Gesetzt dem Falle, dass alle Projektteilnehmer über ein Google-Konto verfügen, lassen sich genau solche Chats sogar sehr einfach einstellen.

Google Cloud Workspace

Dateien einfach in Drive teilen

Dateien über Google Drive teilen

Keine Lust eine Vielzahl an Dateien an unterschiedliche Personen zu versenden? Verständlich, dadurch entsteht schnell mal ein Chaos, besonders wenn diese Einzelpersonen alle eine eigene Meinung zu den Dokumenten haben. Besser ist es einen Ordner anzulegen, in dem alle die Dokumente zentral einsehen und kommentieren können. Google Drive-Ordner bieten sich dafür an, da sie sich für jeden freigeben lassen, unabhängig davon, ob die Person ein Google-Konto besitzt oder nicht. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass die Besucherfreigabe für Eure Organisation aktiviert ist.

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Je nach Anbieter, gibt es Beschränkungen für die Größe der Anhänge, welche mit einer E-Mail versendet werden können. Auch hier bietet sich also Google Drive als Lösung an, da man nicht nur ganze Ordner, sondern auch einzelne Dateien freigeben kann. Ein Link wird dabei per Mail zugesandt, über den die Datei ganz einfach zugänglich und zu bearbeiten ist. Das funktioniert auch mit Personen ohne einem Account bei Google.

Google Workspace Sicherheit 

Auch bei der Kollaboration mit Externen präsentiert sich Google Workspace als sichere und zugleich einfache Lösung. Die unterschiedlichen Freigabefunktionen und die Zugriffssteuerung in Google Drive geben Euch die volle Kontrolle. Bei der Freigabe vertraulicher Dateien kann man beispielsweise einstellen, dass die Person mit dem Link die Datei weder herunterladen, drucken noch kopieren kann. Auch ein Ablaufdatum lässt sich einstellen, damit der Zugriff nach Beendigung eines Projekts unterbunden wird. 

Auch in die andere Richtung wurden Sicherheitsvorkehrungen eingestellt. Dateien von Externen werden zuerst von Google Drive auf Viren geprüft, bevor man diese herunterlädt. Enthält die Datei Viren, wird der Download sofort abgebrochen und Euer Unternehmen bleibt sicher.

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Fazit

Eingangs wurde die Frage gestellt, ob Google Workspace bei der Arbeit mit Externen auch so stark den kollaborativen Arbeitsstil unterstützt. Nach dieser kurzen Betrachtung der einzelnen Funktionen, darf man wohl behaupten, dass Google Workspace auch in der Arbeit mit Externen versucht die Zusammenarbeit zu fördern. Natürlich ist es einfacher, wenn das Gegenüber ebenfalls einen Google-Account besitzt. Nichtsdestotrotz ist Workspace auch in der Zusammenarbeit mit Externen ein sehr starkes Tool!

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