11 Gründe für den Umstieg auf Google Workspace

Die G Suite ist ein Paket aus Cloud-Anwendungen und umfasst alle wichtigen Software-Werkzeuge, die ein Unternehmen für die Zusammenarbeit benötigt - seit Oktober 2020 heißt sie allerdings Google Workspace. Notwendig für die Nutzung ist lediglich ein Web-Browser. Warum die Mitarbeiter Eures Unternehmens mit Workspace besser miteinander arbeiten und Ihr dabei die IT-Kosten senkt, lest Ihr in diesem Blogbeitrag.

Auf welchem Computer ist die Präsentation gespeichert, die Du für den morgigen Business-Termin unbedingt noch bearbeiten wolltest? Ist sie vielleicht gar nur auf dem USB-Stick vorhanden, den der in Teilzeit arbeitende Kollege immer mit sich nach Hause nimmt? Mit diesen oder ähnlichen, in vielen Firmen alltäglichen Problemen, muss man sich mit Google Workspace nicht mehr herumschlagen. Denn alle Dokumente, Präsentationen, Fotos, Logos, Videos usw. kannst Du in Drive ablegen. Mithilfe von Cloud-Search findet Ihr alles schnell wieder. Mit diesem Tool wird nicht nur Drive durchsucht, sondern sämtliche Inhalte, die in anderen Anwendungen wie Gmail, Docs, Tabellen, Präsentationen oder Kalender abgelegt sind. Ein eigenes Ablage- oder Beschlagwortungssystem ist nicht notwendig.

Eure IT-Abteilung wird sich auch in regelmäßigen Abständen bei Euch mit der Bitte melden, einige der E-Mails zu löschen, da der Mailserver an seine Kapazitätsgrenze stößt. Abgesehen davon, dass diese Arbeit jeder von uns scheut, passieren dabei Fehler, und wichtige E-Mails landen im Papierkorb. Bei Gmail muss keine einzige Nachricht gelöscht werden, denn Speicherplatz ist bereits in der Basisversion riesig. Das Lesen und Verfassen von Nachrichten ist ohne Internetverbindung möglich. Direkt aus Gmail heraus werden Chats und Videokonferenzen gestartet.

Mobiles und flexibles Arbeiten wird immer wichtiger. Gerade die „Digital Natives“ haben keine Lust mehr, vor einem Schreibtisch zu sitzen, um sich mit Firmen-PCs herumzuschlagen. Sie arbeiten am liebsten mit Laptop, Tablet und Smartphone und diese Geräte sollten möglichst ihre eigenen sein - Stichwort: Bring Your Own Device. Mit Google Workspace lässt sich dieser Wunsch leicht erfüllen. Da die Software und die Daten, die Ihr zum Arbeiten benötigt in der Cloud liegen, habt Ihr sie automatisch immer mit dabei. Selbst dann, wenn gerade keine Internetverbindung vorhanden ist. 

Mit Google Docs könnt Ihr mit mehreren Kollegen oder externen Partnern ein Dokument gemeinsam bearbeiten - und zwar in Echtzeit. Die Kommentarfunktion hilft offene Fragen zu klären. Die integrierte Anwendung Google Chat erlaubt es Euch mit Eurem Team über die Änderungen zu diskutieren, ohne dass Ihr diese gleich ins eigentliche Dokument einfließen lasst. Diese Kollaborationsfunktionen können auch in den Anwendungen Tabellen, Formulare, Präsentationen, Sites, App-Maker und Notizen verwendet werden. Google Chat lässt sich als selbständige Kommunikationsplattform für Projekte nutzen, auf der Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen möglich sind. Mit Google Meet haltet Ihr Videokonferenzen ab. Die Anwendung ist von jedem Gerät nutzbar. Teilnehmern ist es auch möglich, sich per Telefon einzuwählen. Den Bildschirm könnt Ihr mit den anderen Konferenzpartnern teilen. Der freigabefähige Kalender lässt sich in andere Anwendungen wie Gmail, Drive, Sites, Kontakte und Chat integrieren und erleichtert die Zusammenarbeit zusätzlich.

Google Workspace ist ein Software-as-a-Service-Angebot, das Google zu einem definierten Servicelevel anbietet und dafür unterschiedliche Tarife verlangt. Obwohl die kostenlosen Versionen der Anwendungen die gleichen Namen tragen, hat Workspace mit dem Werbegeschäft von Google rein gar nichts zu tun. Google Workspace ist werbefrei und Eure Daten werden von den Diensten für Werbezwecke weder erfasst, noch verwendet. Sowohl Google Workspace, als auch die Google Cloud Plattform funktionieren DSGVO-konform. Google unterstützt seine Kunden dabei, die DSGVO selbst umzusetzen. 

Wenn Eure Mitarbeiter auf Computern arbeiten, auf denen genau jene Software installiert ist, die sie für ihre Arbeit benötigen, dann eröffnet Euch Google Workspace aus mehreren Gründen ein riesiges Sparpotential: Die Rechenkapazität, die Ihr benötigt kommt aus der Cloud. Eure Hardware muss diese nicht alleine stemmen. Ihr könnt also mit ungleich leistungsschwächeren Servern, PCs und Laptops arbeiten, als Ihr das bisher getan habt. Um Workspace im Alltagsbusiness verwenden zu können, reichen Chromebooks um wenige hundert Euro. Zudem sind Softwarelizenzen völlig überflüssig. Für Google Workspace zahlt Ihr einen fixen Betrag pro Monat. Wenn sich Eure Mitarbeiterzahl ändert, könnt Ihr darauf flexibler reagieren. Kurz: Ihr zahlt immer nur für jene Ressourcen, die Ihr tatsächlich verwendet.

Dinge müssen einfach funktionieren, damit sie genutzt werden. Das gilt auch für den Einsatz im Business. Der Umgang mit allen Anwendungen von Google Workspace ist schnell erlernbar. Einige Programme und Funktionen werden Euren Mitarbeitern ohnehin bekannt sein, weil sie Google-Produkte privat nutzen. Google bietet selbst Online-Schulungen an. Damit können sich Eure Mitarbeiter selbst unkompliziert und kostenlos weiterbilden.

Wenn Ihr in Eurem Unternehmen die IT selbst betreibt, ist ein Verlust eines Teils oder Eurer gesamten Firmendaten ein Szenario, das Ihr nicht völlig ausschließen solltet: Euer Serverraum steht plötzlich unter Wasser, der Strom ist übers Wochenende ausgefallen und die automatische Sicherung hat nicht geklappt, der Laptop mit wichtigen Daten wird gestohlen oder einer Eurer Mitarbeiter kann plötzlich das Firmensmartphone nicht mehr finden, mit dem er bei einem Termin für ein Projekt wichtige Fotos gemacht hat. Ein Verlust von Daten ist immer teuer und kann sogar das Aus für Firmen bedeuten. Mit Google Workspace vertraut Ihre Eure Daten Profis an.

Wer trägt schon gerne zwei Smartphones mit sich herum oder nutzt zwei Tablets? Niemand. Ihr solltet also von Euren Mitarbeitern nicht verlangen, dass sie für ihre Arbeit ein anderes Gerät verwenden, als für ihre privaten Angelegenheiten - sofern sie das nicht selber möchten. Google Workspace bietet eine eigene ausgereifte Mobilgeräteverwaltung. Damit könnt Ihr Smartphones, Tablets und Smartwatches mit verschiedenen Betriebssystemen verwalten. Es ist auch möglich, auf einem Gerät ein Profil für die Arbeit und eines für die private Nutzung einzurichten. Mit der Lösung könnt Ihr alle mobilen Geräten managen, überwachen und Apps zentral auf die Geräte Eurer Mitarbeiter ausrollen.

Viele Mitarbeiter neigen dazu, für ihre Arbeit Anwendungen zu nutzen, die von der eigenen IT-Abteilung aus Sicherheitsgründen nicht freigegeben worden sind. Der Grund, warum diese Schatten-IT so beliebt ist, ist einfach: Die vermeintlich unsicheren Anwendungen sind oft besser und leichter zu nutzen, als jene, welche die eigene Firma zur Verfügung stellt. Oder das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern gar keine Softwaretools für bestimmte Aufgaben an. Mit Workspace löst Ihr das Problem sehr einfach: Die Softwaresuite entspricht den Anforderungen Ihrer IT-Abteilung. Und: Alle Anwendungen von Google Workspace sind so einfach zu nutzen, dass Eure Mitarbeiter ganz von selbst ihre Finger von nicht freigegebenen Softwarealternativen lassen werden. 

Gerade im IT-Bereich ist es wichtig, mit verlässlichen Partnern zusammenzuarbeiten. Denn weder Soft- noch Hardware kauft man einmal ein, um es dann jahrelang zu nutzen. Individuelle Anpassungen, Updates und Services sind ein wichtiger Teil. Wenn ein Unternehmen, welches Euch mit IT-Lösungen beliefert hat, vom Markt verschwindet, habt Ihr ein Problem, sofern es sich nicht um Standardlösungen handelt. Google, bzw. der Mutterkonzern Alphabet Inc., ist eines der wertvollsten Unternehmen der Welt. Der Konzern und seine Produkte werden mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht so schnell vom Markt verschwinden. Ihr können also sicher sein, mit Google Workspace in eine Lösung zu investieren, die ständig weiterentwickelt und supported wird. 

Die IT wird immer mehr zum Rückgrat jedes Unternehmens. Egal aus welcher Branche es stammt. Der Zweck der IT ist es, dass Ihr in Eurem Unternehmen besser und effizienter zusammenarbeiten könnt und das Eure Firma damit konkurrenzfähiger wird. In manchen Betrieben hat sich die IT allerdings zum Klotz am Bein entwickelt, der Ideen und Innovationen hemmt. Lediglich deshalb, weil sich Neues schlecht in der bisher verwendeten Software abbilden lässt, weil IT-Ressourcen insgesamt fehlen oder weil die Security-Richtlinien einfach zu strikt sind. Mit Google Workspace könnt Ihr der IT wieder jene Rolle zuweisen, der ihr gebührt: Sie soll störungsfrei funktionieren, leicht zu bedienen sein und den Anwender dabei unterstützen, seine Ziele schneller zu erreichen.