Unternehmen und untergeordnete Abteilungen arbeiten ständig an Projekten, die ein gewisses Maß an Organisation benötigen. Um den Überblick über Entwicklungen beizubehalten und so Ressourcen besser zu verteilen, gibt es unterschiedliche Softwareprodukte, die sich hierfür wunderbar anbieten. Heute vergleichen wir MeisterTask und Trello, zwei Applikationen, die sich in den letzten Jahren als Marktführer etablieren konnten. Was unterscheidet die beiden und welche Option ist die bessere?
Webinar zum Thema "MeisterTask & G Suite"
Am Mittwoch, den 15.07.2020, präsentieren Bernhard Fieglmüller & Philip Pilwarsch MeisterTask in einem Webinar und zeigen vor, wie die Integration in der G Suite die Produktivität in Teams steigert.
Um diese Fragen zu klären, müssen wir zuerst besprechen, was man mit diesen Tools überhaupt machen kann. Beide Programme bauen auf dem Kanban-Prinzip auf. Dabei handelt es sich um Systeme, die es einem erlauben, den Überblick über Aufgaben zu verschaffen. Was gilt es noch zu erledigen? Welche Aufgaben sind in Bearbeitung? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen?
Um die Kanban-Methode besser zu visualisieren, kann man sich drei Spalten an der Wand vorstellen. Beschriftet werden diese jeweils mit “To-Do”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Im nächsten Schritt schreibt man alle Aufgaben auf Haftnotizen nieder und klebt sie auf die “To-Do”-Spalte. Je nachdem in welchem Stadium die Aufgabe ist, verschiebt man sie zu “In Arbeit” oder “Erledigt”.
Die Funktionen der beiden Tools wurden soeben sehr vereinfacht dargestellt und die tatsächlichen Funktionen greifen noch viel weiter. Aber alleine diese Funktion ist unglaublich hilfreich bei der Zusammenarbeit im Team, wenn jeder einen Onlinezugang zu dem Board erhält. Mit MeisterTask könnte ein ganzes Projekt geplant werden, ohne auch nur eine einzige E-Mail zu versenden.
Kurze Einführung in die Nutzung
Man kann für jedes der Projekte ein eigenes Board erstellen. Solch ein Board kann man sich ähnlich einem Whiteboard vorstellen. Innerhalb des Boards werden mehrere Listen erstellt, die vorhin mit dem Beispiel “To-Do, In Arbeit und Erledigt” vorgestellt wurden. In Wirklichkeit lassen sich noch viele weitere Listen erstellen, je nachdem wie der Bedarf danach ist.
Innerhalb der Listen lassen sich wiederum Karten einstellen. Im vorher genannten Beispiel wären das die Haftnotizen. Da diese allerdings digital sind, hat man natürlich viel mehr Platz, um Notizen einzufügen. Diese Karten können also Checklisten, Anhänge, Kommentare sowie ein Fälligkeitsdatum haben. Zusätzlich kann man sie auch an Mitarbeiter delegieren.
Vergleich zwischen MeisterTask & Trello
Nachdem in diesem Beitrag nun intensiv geklärt wurde, was diese Tools sind und was sie können, wäre es interessant herauszufinden, welches Tool das bessere ist. Dazu stellen wir die zwei Lösungen in unterschiedlichen Kategorien gegenüber und vergleichen sie miteinander.
Vom Aufbau her sind sich die zwei Produkte gar nicht unähnlich. Allerdings publiziert MeisterTask häufig Updates, wodurch ihr Design wohl etwas moderner wirkt. Beide Anwendungen geben Nutzern etwas Spielraum im Design, so lassen sich die Hintergründe nach Geschmack anpassen. Mit der professionellen Version von MeisterTask lassen sich allerdings auch eigene Hintergrundbilder importieren. Deshalb geht diese Runde klar an MeisterTask.
Integrationsmöglichkeiten
Beide Tools lassen sich mit anderen Tools verbinden. MeisterTask hat allerdings hier die Nase ganz klar vorne.
Nicht nur, weil es sich mühelos mit der G Suite verbinden lässt und da auch unterschiedliche Funktionen erfüllt, sondern weil MeisterTask sich auch allgemein in viel mehr Tools integrieren lässt.
Datenschutz
Es werden wohl beide Tools auf die Rechtskonformität bei der Datensicherung achten. Die beiden unterscheiden sich allerdings in einem sehr großen Punkt: Die Server von Trello stehen in den USA, während jene von MeisterTask in Deutschland positioniert sind.
Darüber darf sich nun jeder selbst Gedanken machen, was einem lieber ist. Im Prinzip kann man sagen, dass auch die Server in den USA die Daten von Europäern nach DSGVO behandeln müssen, aber es gibt trotzdem noch viele, die sich Server innerhalb der EU wünschen, und das bietet MeisterTask an.
Ein wirklich cooles Feature, das Trello nicht hat, ist die Automation von Prozessen. Wenn man nun eine Aufgabe von “In Arbeit” nach “Erledigt” zieht, könnte ein Stakeholder (Geschäftsführer, Kunde,...), der sich nicht direkt im Projektboard befindet, eine automatische E-Mail erhalten, dass diese Aufgabe für ihn abgeschlossen wurde.
Aber auch andere Automatismen, wie das Setzen eines Fälligkeitsdatums oder das Hinzufügen von Checklisten, können eingestellt werde. Eine Funktion, die bei Trello zur Gänze fehlt. Somit geht auch dieser Punkt an MeisterTask.
Zeiteinteilung
Die Zusammenarbeit im Team kann sich durchaus als Herausforderung darstellen. Beim Delegieren von Aufgaben ist es auch interessant zu sehen, wie lange man für eine Aufgabe braucht. Basierend darauf kann man zukünftige Projekte besser planen. Sowohl Trello als auch MeisterTask können das. Für Trello gibt es viele Zusatztool, die man sich extra hinzuholen kann. MeisterTask bietet diese Funktion von Anfang an und man muss nichts extra installieren oder bezahlen. Somit hat auch hier MeisterTask aufgrund von Bequemlichkeit die Nase vorne.
Conclusio
Beide Tools haben sicherlich ihre Berechtigung auf einen starken Platz am Markt. Nach dieser kurzen Zusammenfassung hat allerding MeisterTask definitiv die Nase vorne. Das Design ist moderner, die Integrationsmöglichkeiten sind diversifizierter, das Time-Management bekommt eine wichtigere Rolle zugeschrieben und die Automation ist hier der ausschlaggebende Grund, weshalb MeisterTask für die professionelle Verwaltung von Projekten besser geeignet ist.
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